РУEN

Проект автоматизации электронного архива документов Пивоваренной компании «Балтика»

Реализованный в компании «Балтика» проект по организации на базе ERP Монолит электронного архива бухгалтерских и финансовых документов — ключевой элемент создания интегрированной системы электронного документооборота.

Профиль Заказчика

ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» (входит в группу Carlsberg) — крупнейший производитель товаров народного потребления России, с 1996 года лидер российского рынка пива. Бренд «Балтика» занимает первое место по продажам в Европе (Canadean, Euromonitor). Компании принадлежат заводы в 10 городах России, 1 завод в Азербайджане, широкий портфель брендов. Пивоваренная компания «Балтика» — ведущий экспортер российского пива: продукция «Балтики» представлена более чем в 70 странах мира, на долю компании приходится 70% всех экспортных поставок российского пива. В качестве корпоративной информационной системы на предприятии используется ERP Монолит.

Ситуация

В конце 2010 года перед компанией «Балтика» встала задача по построению электронного архива бухгалтерских и финансовых документов, направленная на достижение ряда стратегических целей управления бизнес-процессами и организации бухгалтерского учета:

Повышение скорости документооборота, как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках.
Оптимизация структуры бухгалтерии за счет того, что при электронном хранении документов нет необходимости территориально увязывать функции приема, ввода и хранения первичного документа.

К этому времени компания Монолит-Инфо уже включила в состав функциональности своих ИТ-решений все основные компоненты ECM (СЭД), благодаря чему данный проект уже имел под собой базу в виде средств хранения электронных документов в рамках ERP Монолит.

К началу проекта Компанией «Балтика» было принято решение о реализации в рамках ERP Монолит задач электронного документооборота в части процессов, уже находящихся под управлением ERP Монолит.

Ход проекта

Учитывая значительные масштабы проекта (более 2 миллионов документов в год и свыше 500 пользователей), а также требования по использованию в существующей техники (сканеров) и каналов связи, было решено разделить реализацию проекта на следующие этапы:

Подготовка технического проекта, занявшая 4 месяца.
Пилотный проект для определения требований к реализации и разработка необходимой функциональности системы. Пилотный проект потребовался для того, чтобы уложиться в определенные заказчиком параметры (качество сканирования, возможности оптимизации сетевого трафика между удаленными подразделениями, использование внешних приложений для разбора штрих-кодов и пр.). Данный этап занял 5 месяцев.
Первая очередь системы, включающая документы, связанные с реализацией, движением готовой продукции и основных средств — реализована и сдана в эксплуатацию в первом полугодии 2012 года.
Вторая очередь системы, включающая документы, относящиеся к закупкам (ТМЦ, услуги, транспорт и пр.) —реализована и сдана в эксплуатацию во втором полугодии 2012 года.
Третья очередь системы, включающая документы, связанные с проведением тендеров, а также с обработкой обращений от контрагентов — реализована и сдана в эксплуатацию в первом полугодии 2013 года.

Начиная с 2013 года подключение к системе прочих процессов и документов выполняется сотрудниками ИТ-департамента «Балтики».

Задачи, решенные в ходе проекта

В ходе проекта были решены следующие задачи:

Обследование существующего документооборота и его оптимизация — например, в части основных средств и отчетов дистрибьюторов по использованной продукции и рекламным материалам. Выполнено формальное описание документооборота в терминах первичных документов, способов их обработки, взаимосвязь с документной моделью ERP-системы.
Загрузка документов от удаленных пользователей по выделенным каналам связи.
Маркировка первичных документов штрих-кодами, позволяющими автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов.
Поточное сканирование документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, автоматической привязкой к документам системы.
Реализована и внедрена утилита сжатия изображений и повышения яркости цветных печатей и подписей.
Внедрены средства управления архивом оригиналов первичных документов.

Основные преимущества реализованного решения

Реализуемое в рамках проекта решение — один из этапов создания системы электронного документооборота, тесно интегрированной с функционалом используемых на «Балтике» модулей ERP, CRM и HRM от Монолит-Инфо. К его преимуществам следует отнести:

Возможность хранения электронных документов (ЭД) любых типов (с привязкой или к документу ERP-системы, или к элементу любого классификатора)
Средства управления процессом согласования (утверждения) документов.
Интегрированный интерфейс работы с документами, когда пользователю одновременно доступна информация о структурированном аспекте документа (титульные характеристики, сумма, строки и пр.), о процессе утверждения документа (история и комментарии рецензентов) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и пр.)
Поточное сканирование входящих документов позволяет оптимизировать структуру бухгалтерии, давая возможность территориального разнесения функций приема, ввода и хранения первичного документа. Т.е. документ может быть получен и загружен в систему в филиале, а обработан бухгалтером в штаб-квартире. При этом [бумажный] оригинал документа может быть сначала размещен в архиве филиала, а затем перемещен на постоянное хранение в основной архив компании уже без увязки с ходом обработки этого документа в системе

Развитие проекта

В конце 2012 года стартовал проект по обмену электронными счетами-фактурами и актами выполненных работ, ставший первым этапом на пути выстраивания на базе ERP Монолит процесса электронного обмена документами с контрагентами. Проект определил круг возможностей для дальнейшего развития в этом направлении, а именно: более эффективное использование корпоративной информационной системы «Балтики», ядром которой является ERP Монолит, оптимизация существующих бизнес-процессов работы с входящими бухгалтерскими документами, автоматизация других функций, ведущих к построению комплексной системы электронного документооборота, охватывающей максимальный круг финансовых документов и максимальное число ключевых бизнес-процессов.

***

Герман Эпштейн, вице-президент по информационным технологиям ОАО «Пивоваренная компании «Балтика»: «Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет компании оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках. Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании „Монолит-Инфо“».

Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»: «Решение, в котором неструктурированный контент подчиняется четко организованным моделям ERP, соответствует тенденциям в развитии информационных систем компаний с интенсивным документооборотом, когда становится неэффективным поддерживать для одних и тех же процессов крупную ERP-систему и крупную ECM-систему. Будучи ориентированы на решения для компаний национального масштаба, мы поддерживаем этот вектор развития и включили основные компоненты ECM (СЭД) в состав функциональности своих продуктов. В современной глобальной экономике только те компании, которые эффективно управляют всеми своими бизнес-процессами, могут стратегически запланировать и обеспечить реализацию стратегических, тактических и оперативные решений, необходимых для обеспечения целей бизнеса».

Вернуться к списку историй