Разработка нового функционального решения для аудита складов – «Монолит-Аудит Логистика»

В октябре 2018 года компания «Монолит-Инфо» завершила работу над созданием функциональности аудита складов в мобильном приложении «Монолит-Аудит». Оно было реализовано в рамках развития пакета мобильных приложений ERP Монолит.

Функциональность «Монолит-Аудит Логистика» предназначена для решения следующих задач:

1. управление проведением аудита складов дистрибьюторов;

2. контроль устранения несоответствий, выявленных в рамках аудита.

Программа позволяет максимально автоматизировать процессы аудита, добиться точности и оперативности в сборе аналитической информации по складам.

Эффективность работы дистрибьюторской сети напрямую зависит от состояния складских помещений.

АУДИТ НЕОБХОДИМ ДЛЯ РЕШЕНИЯ СЛЕДУЮЩИХ ЗАДАЧ:

• выявления и оперативного устранения ошибок работы склада и отделов логистики;

• контроля условий хранения продукции в соответствии с дистрибуторскими договорами.

Приложение для мобильных устройств для OS Android «Монолит-Аудит» позволяет оперативно планировать и контролировать деятельность сотрудников, осуществляющих аудит складских помещений, а также значительно упрощает непосредственно сам процесс аудита. Все данные с мобильных устройств отправляются в корпоративную информационную систему компании. Приложение имеет удобный интуитивно понятный интерфейс с подсказками и инструкциями, доступными на каждом шаге визита. Благодаря этому аудит склада может выполнить любой сотрудник компании.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ МОБИЛЬНОГО ПРИЛОЖЕНИЯ ДОСТУПНЫ:

• Списки запланированных визитов.

• Добавление новых визитов.

• Общий календарь с историей визитов с отметками, определяющими статус маршрута. Зеленая – без нарушений, красная – с нарушениями.

• Карта складов с возможностью фильтрации по территории и выбором склада с определенными характеристиками. Вид маркера на карте определяет результат последнего визита, необходимость нового посещения и принадлежность к текущему маршруту.

• Онлайн-обновления данных по складам. Отображает все изменения, которые вносят пользователи через мобильное и desktop-приложение:

  • обновление актуального списка складов и их местоположения на карте

  • обновление информации по складу - изменение количества помещений, остатков продукции, наличие и исправление несоответствий;

  • результаты последних аудитов склада.

На рисунке справа показана форма мобильного приложения для работы с картой, на которой сотрудник может посмотреть все склады в своем регионе, найти нужный склад по адресу или наименованию, запланировать визит и построить маршрут проезда к нему.

 Desktop-приложение предназначено для реализации планирования визитов и включает в себя две пользовательские роли:

• главный администратор;
• редактор.

«Главный администратор» планирует визиты в приложении с возможностью фильтрации по периодам, регионам, типам адресов. Реестр приложения позволяет просматривать все данные по аудиту, вносить изменения в план визитов без ограничения по срокам, а также отправлять замечания и комментарии аудиторам.

«Редактор» распределяет визиты в своем регионе по месяцам и назначает ответственного сотрудника для каждого запланированного аудита.

Для контроля соответствия плана и факта выполнения визитов в desktop-приложении пользователям доступна сводная информация. Она отображает общее количество складов, по которым нужно выполнить аудит, а также количество и процент выполненных аудитов.

Desktop-приложение формирует всю необходимую отчетность, осуществляет рассылку сотрудникам напоминаний о предстоящем аудите и сдаче отчетности.

Для дистрибьютора разработан отдельный интерфейс с доступом к результатам проведения аудита его складов. В нем можно ознакомиться с деталями проведенного аудита, сообщить об устранении замечаний, выявленных в ходе прошедшего аудита, и прикрепить документы и фотографии, подтверждающие фактическое выполнение работ.

ФУНКЦИОНАЛ ВИЗИТА 

Содержит следующие разделы:

• Информацию о визите (основную информацию, список помещений).

• Контрольный лист (общий набор анкет).

• Калькулятор склада (анкету для ввода численных показателей).

• Инвентаризацию (форму для ввода фактических остатков).

 Каждый раздел визита представляет отдельную форму, удобную к заполнению. 

• Расширяемый список видов аудита. Для каждого вида аудита определяется набор заполняемых полей в анкете.

• Форма заполнения адреса по стандарту ФИАС. Позволяет заполнить или скорректировать адрес и местоположение склада с проверкой корректности заполняемых полей.

• Автоматическое определение местоположение начала визита на склад. После нажатия кнопки «Начать визит» информация о начале визита отправляется в систему вместе с текущими географическими координатами сотрудника.

• Дополнительные задания. Аудитор не сможет закрыть визит, пока не выполнены все дополнительные задания, назначенные в системе для данного склада. Аудитору также доступна возможность назначать новые задания для последующего визита на склад.

ДОСТОИНСТВА И ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ: 

1. Сокращение времени сбора данных. Обработка бумажных форм является трудоемкой процедурой, отнимающей много времени у аудиторов. Приложение позволяет значительно снизить число ошибок, возникающих по причине «человеческого фактора».

2. Прозрачная система контроля каждого сотрудника. Все визиты, маршруты и отчеты аудиторов доступны для просмотра в режиме онлайн.

3. Точный анализ состояния склада, продуктивная работа по выявлению нарушений.

4. Оперативный контроль за устранением выявленных нарушений. Повышение эффективности взаимодействия с сотрудниками дистрибутора.

5. Снижение рисков ошибочного аудиторского мнения. Все результаты аудита подтверждаются фотографиями.

6.  Упрощение сложных процессов благодаря работе с мобильным приложением. Аудит может быть выполнен любым сотрудником компании.