Управление дебиторской задолженностью, кредитными лимитами и сальдо покупателя

ERP Монолит в части управления дебиторской задолженностью обеспечивает решение ряда взаимосвязанных задач:

• управление кредитными лимитами и отсрочками;
• расчет оперативного сальдо покупателя и превентивный контроль кредитных условий (запрет отгрузки при нарушении кредитных условий); процедуры расчета оперативного сальдо и контролю возможности отгрузки обеспечивают возможность объединить нескольких покупателей в одну аффилированную компанию;
• автоматизация документооборота кредитных документов (распоряжение об изменении кредитных условий, акты сверки, напоминание о сроке оплаты, штрафы).
• средства разграничения доступа;
• анализ дебиторской задолженности (по оборачиваемости кредитов), контроль за соблюдением покупателями и подразделениями компании целевых показателей эффективности использования кредитных ресурсов; работа с кредитной историей покупателя.

Взаимосвязи между функциями ERP Монолит при решении задачи управления дебиторской задолженностью:

Реализован набор настраиваемых отчетов, позволяющих проанализировать данные по дебиторской задолженности в разрезе покупателей, каналов сбыта, менеджеров продаж, видов расчетов, типов кредитов:

• отчеты для анализа дебиторской задолженности на дату с расшифровкой до документа; задолженность разбивается по срокам возникновения или по длительности просрочки по произвольным интервалам.
• отчеты по анализу финансовой дисциплины — наличие в различных периодах нарушений кредитных условий.
• отчеты по оборачиваемости и использованию товарных кредитов; различные варианты отчетов для работы со специальными видами кредитов, например, кредит на продукцию в пути, кредит на залоговую тару. поддержка работы с обеспеченными и необеспеченными кредитами.
• различные реестры кредитных документов (актов сверки, напоминаний, предупреждений)
• отчеты для анализа результатов расчета товарных кредитов

Кредитные лимиты и отсрочки в рамках договора с покупателем

Кредитный лимит в договоре описывается следующими реквизитами:

• период действия;
• тип кредита;
• сумма (в локальной или в функциональной валюте);
• вид расчетов (например, «Основная реализация», «прочая реализация», «основная реализация, вид деятельности 1» и пр.);
• обеспечением кредита (может относиться как конкретному кредиту, так и к договору в целом). Обеспечение, в свою очередь, описывается периодом, типом обеспечения номинальной суммой обеспечения и суммой залога.

Отсрочка платежа, определяет срок оплаты для документов отгрузки, описывается следующим набором реквизитов:

• период действия;
• адрес доставки — необязательный параметр: отсрочка может задаваться, как для покупателя в целом, так и для одного адреса доставки;
• правило выбора — позволяет настроить различные отсрочки для разных атрибутов документа на отгрузку: вида оплаты, вида доставки, вида расчетов и пр.;
• отсрочка (в календарных или банковских днях).

Как и любой документ в системе, для договора с покупателями используются следующие функции управления документооборотом в системе:

• разграничение доступа к документу и к различным данным документа: доступ по филиалам, по классификаторам (например, по группам организаций), персонифицированный (когда определяется «хозяин» документа, который может делегировать права на работу с документом другим пользователям)
• протоколирование всех операций с документом
• возможность настройки или разработки различных пользовательских проверок
• использование системы оповещений

Среди встроенных в договор функций контроля можно выделить проверку на суммарную величину кредитных лимитов в разрезе групп покупателей, каналов продаж, групп пользователей.

Оперативное сальдо покупателя

Эта функциональность позволяет рассчитать по различным алгоритмам оперативное сальдо покупателя, предоставляет интерфейс для его анализа и позволяет проконтролировать выполнение кредитных условий покупателей в момент отгрузки или оформления заказа. Исходными данными для расчета сальдо является информация о расчетах с покупателем в разрезе видов расчетов и документов. Добавляется информация о выписанных, но не отгруженных (или не доставленных) заказах, принятых копиях платежных документов, кредитных лимитах. Система позволяет настроить несколько вариантов сальдо покупателя; они могут использоваться для различных групп покупателей или различных видов реализации.

Настройки системы включают:

• Компоненты сальдо
• Включение в расчет сальдо расчетов по залоговой таре
• Признак поддержки схемы аффилированных покупателей
• Набор контролируемых параметров
• Настройка проверки сальдо

Компоненты сальдо

Стандартные компоненты сальдо:

• Кредитный лимит
• Список неоплаченных счетов (в т.ч. выписанные заказы и не доставленные накладные на отгрузку)
• Список платежных документов со свободным остатком (авансов)
• Расчеты по залоговой таре в количественном и стоимостном выражении в разрезе видов тары.

При стандартной схеме настройки формула расчета сальдо выглядит так:

Включение расчетов по залоговой таре в расчет сальдо

При включении в расчет сальдо расчетов по залоговой таре действуют следующие настройки: 

• Список видов залоговой тары, расчеты по которым включаются в расчет оперативного сальдо
• Оперативная цена — выбирается один из видов цен (прайс-листов) для оценки количественного сальдо по каждому виду тары
• Учёт знака сальдо: можно включать только дебетовое сальдо (раздельно по каждому виду тары или в целом по всем видам тары)
• Включение настройки расчета сальдо по залоговой таре по срокам возникновения
• Режим контроля сальдо по видам расчетов (под видами расчетов понимается, например, основная реализация, прочая реализация и пр.).
  Допускаются следующие варианты:
• Контроль по всем видам расчетов суммарно (т.е. по общей сумме). В этом случае кредитный лимит по одному виду расчетов может покрывать дебиторскую задолженность по другому виду расчетов.
• Контроль по каждому виду расчетов: наиболее строгая схема — требует выполнения кредитных условий по каждому виду расчетов
• Контроль по текущему виду расчетов — требует выполнения кредитных условий только по виду расчетов документа. Например, в этом случае при продаже материалов по прочей реализации не будет учитываться ни дебиторская задолженность, ни кредитный лимит по основанной реализации.

Признак поддержки схемы аффилированных покупателей

При включении этого параметра расчет и контроль сальдо будет выполняться по группе аффилированных организаций — специальная настройка в классификаторе организаций позволяет несколько независимых с точки зрения бухгалтерского учета покупателей связать в группу.

Контролируемые параметры

Контролируемые параметры — это собственно те условия, выполнение которых будет контролироваться в момент проверки возможности отгрузки:

Настройка проверки сальдо

Проверка сальдо покупателя реализована с помощью стандартной функциональности системы — пользовательской проверкой.

Это определяет следующие возможности:

• настройка различных режимов выполнения проверки для разных пользователей (блокировка, предупреждение, преодоление)
• настройка для пользователя индивидуальной допустимой величины превышения кредита и индивидуальной допустимой длительность просрочки оплаты
• логирование результатов проверки
• настройка проверки на различные статусы цепочки отгрузки: оформление заказа, подтверждение заказа, диспетчеризация накладной. При настройке проверки в момент оформления заказа — заказ или накладная переходят в статус «Отгрузка разрешена»