РУEN

ERP Монолит: Система электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД)  предназначена для решения комплекса задач, связанных с автоматизацией процессов:

  • Обработки и согласования всех видов документов в рамках стандартных бизнес-процессов компании
  • Поддержки хранилища электронных документов
  • Поддержки электронного архива документов
  • Организации обмена электронными документами с контрагентами
  • Рассылки информации о событиях

Общие характеристики СЭД

  • Наличие двух способов работы пользователей с системой (в рамках стандартного клиентского приложения «ERP Монолит» или через веб-интерфейс)
  • Интеграция с модулями ERP, HRM, SCM
  • Для любого документа ERP могут быть использованы средства электронного документооборота (ЭД)— хранение вложений, контроль исполнения задач, рассылка, персонифицированный доступ
  • Хранилище ЭД позволяет сохранять и редактировать в рамках документов вложения любых типов
  • Мультиязычность интерфейса и данных системы; для всех текстовых полей поддерживается юникод
  • Средства рассылки информации о событиях (на электронный адрес)

Архитектура решения

Особенностями системы является возможность работы как самостоятельной СЭД системы, или как функций СЭД в рамках ERP. Использование функций СЭД в ERP системе позволяет построить интегрированные бизнес процессы, в которых задействованы и данные ERP и инструменты СЭД. Пример такого подхода для контракта с поставщиком – в цепочке согласование используется контроль бюджета и циклы согласования.

 

Также возможна схема, когда ERP или HR системы делегируют функции управления бизнес процессами СЭД системе. Примеры взаимодействия ERP (HR) и СЭД:

  • Публикация определенных документов (например, приказов или контрактов в СЭД)
  • Выполнение согласования ERP (HR) документов в СЭД с возвратом в ERP (HR) результата согласования

Система СЭД разработана с учетом централизованной масштабируемой архитектуры и ориентирована на использование в крупных предприятиях с распределенной организационной структурой.

Интеграция СЭД системы с электронной почтой и портальными технологиями позволяет построить для различных категорий пользователей рабочую среду с использованием минимального набора приложений. 

 

Функциональные характеристики

  • Адресная книга – строится на базе справочника сотрудников. Основа управления доступом в СЭД
    • Обеспечивается интеграция с локальными системами Управления Персоналом
    • Поддерживаются пользовательские группы
    • Динамические группы
  • Использование полнотекстового поиска по данным документов:
    • По данным вложений с использованием iFilter
    • По данным «карточки» документа
  • Выдача результатов поиска с учетом прав доступа
  • Интеграция СЭД с другими системами предусматривается для возможности делегирования в СЭД функций управления бизнес процессами
    • Локальные БД систем Товарооборот (централизация в рамках CEE не планируется)
    • Локальные системы Управления Персоналом
    • Прочие локальные и централизованные системы
  • Типовые задачи
    (соотношение процесса в локальной системе и СЭД определяется настройками конкретного типа документа)
    • Согласование документа в СЭД
    • Публикация документа в СЭД
  • Технология обменов: подсистема пакетного обмена XMLExchange, транспортный уровень — RemoteCall
  • Разделение функций администрирования между службой ИТ и профессиональными бизнес-пользователями

 

Интерфейс системы

Общие подходы:

  • возможность самостоятельной настройки администратором системы экранных форм веб-клиента
  • возможность работы с различных типов устройств (десктоп и мобильные платформы)
  • пользователи могут работать как во внутренней сети компании, так и извне

Характеристики веб-приложения:

  • Современный дизайн
  • Современные подходы к usability
  • Адаптивность под разные устройства
  • Персонализация под задачи пользователя 

Электронный архив

Позволяет организовать хранение скан-копий оригиналов документов в электронном архиве ERP системы. При этом используются следующие возможности:

  • Маркировка первичных документов штрих-кодами
  • Пакетная загрузка первичных документов в электронный архив
  • Загрузка первичного документа в электронный архив, для последующей обработки документа бухгалтером
  • Управление физическим размещением оригиналов документов
  • Возможность предоставления (печати) контролирующим инстанциям копий документов по различным вариантам запросов из электронного архива

Обмен документами между контрагентами в электронном виде с использованием ЭЦП

Функциональность позволяет организовать создание, подписание ЭЦП, хранение и обмен с контрагентами первичными документами в электронном виде. При этом поддерживаются документы в структурированном виде (xml), и в произвольном неструктурированном формате.

Поддерживается настройка схемы обмена в соответствии с требованиями различных операторов электронного документооборота.

 

Преимущества использования СЭД Монолит

Текущий этап развития ERP систем приводит к всё большему пересечению «классических»  ERP-задач и задач электронного документооборота. При этом ситуация в компании может развиваться по одному из сценариев:

  • Игнорирование задач электронного документооборота и концентрация всех усилий на ERP. Задачи ЭД оборота решаются по остаточному принципу
  • Параллельное использование ERP системы и системы электронного документооборота без средств интеграции между ними. В этом случае, каждая из задач будет решаться недостаточно эффективно, с большим объемом дублирования информации и с несколькими источниками информации, несогласованными между собой.

Таким образом, в современных условиях Компаниям требуется комплексное решение. Причем, когда речь идет о бизнес процессах в области финансов, логистики, продаж (т.е. процессы, относящиеся, в первую очередь, к ведению ERP систем) выигрывает решение, основанное на интегрированном решении ERP-СЭД.